依台灣專利法規定，智慧財產局(TIPO，智慧局)於專利審查時，得依申請人請求或依職權通知申請人辦理面詢。以往申請人或其代理人必須到台北本局面詢，後來智慧局開放其位於新竹、台中、台南和高雄服務處可辦理視訊面詢。隨著通訊科技軟硬體設備技術的成熟應用，加上新冠疫情的影響，智慧局於2022年修改面詢作業，在符合規定之條件下，進一步放寬遠距視訊面詢。另一方面，台灣專利法規並未明定申請人(或代理人)可用電話方式與審查委員溝通的程序，但實務上，智慧局發出的審查意見通知函或審定書皆會記載審查組別和聯絡人(審查委員)的姓名及電話，因此對於專利申請案單純內容之咨詢，申請人(或代理人)與審查委員仍可透過電話聯絡作簡單討論或詢問不明之處。然而，由於智慧局內部專利審查人力不足，目前有少數專利申請案係由外審委員辦理，例如尖端科技或智慧局內審委員無法處理的複雜案件，而該等外審委員定額為80名，大部分都是公立大學教授或研究機構之專門人員。對於這些外審案件，以往申請人無法與實際承辦之外審委員直接討論溝通。為提供申請人便捷溝通管道、提升審查服務效能，智慧局經與專利師公會進行討論後，訂定自今年9月1日起試行「外審委員電話溝通及遠距視訊面詢優化方案」，以優化電話溝通及面詢制度並適度公開心證，且擴大開放外審委員電話溝通及遠距視訊面詢。
因此台灣專利申請案如已收到審查意見書(OA)，智慧局明定自2024年9月起申請人(或代理人)對審查理由或較簡單的實質技術內容有疑問時，可以用電話與內審委員溝通，如該案為外審委員者，也可透過電話聯繫局內承辦人員詢問是否可與及外審委員進行三方電話會議的溝通。但對於不適合電話溝通或技術複雜案件則可以申請面詢。
台灣專利案件的電話溝通及面詢制度的要點如下：
- 電話溝通
- 一般電話溝通(與內審委員)
- 發起主體 – 申請人(代理人)或審查委員
- 時機 – 申請人(代理人)收到審查意見函之後
- 溝通內容 – 適用法規或審查意見之釋疑；簡單實質內容之溝通
- 效果 – 如電話溝通係由審查委員發起，審查委員可適度開示心證，審查委員可電話溝通如僅稍作修正即可克服不予專利事項，而使申請人儘速取得專利。惟如審查委員發現新證據足以否定以前心證時，應再發審查意見通知函予申請人答辯或補正。
- 三方電話會議(申請人/代理人、智慧局承辦人員、外審委員)
- 發起主體 – 申請人(代理人)
- 時機 – 申請人(代理人)收到審查意見函之後，向智慧局承辦人員詢問可否與外審委員電話溝通
- 溝通內容 – 適用法規或審查意見之釋疑；簡單實質內容之溝通
- 限制 – 三方電話會議一次20分鐘並限一次
- 一般電話溝通(與內審委員)
對於無法以電話溝通的專利案件，應提出面詢申請。
- 面詢
- 台灣專利案面詢實務
- 適用案件：初審/再審申請案(發明、設計專利)、舉發案(發明、設計、新型專利)。
- 請求人：專利申請人、舉發人、專利權人、利害關係人
- 申請面詢必須記載事項：面詢依據之說明書、申請專利範圍、圖式的版本；面詢事項，例如產業利用性、新穎性、進步性、可據以實現要件等等。
- 面詢方式：前往智慧局(台北本局)面詢、視訊面詢(智慧局各地服務處)、遠距視訊面詢。
- 面詢規費：NT$1000。
- 面詢申請應於專利案件審定前提出，惟如案情已臻明確，智慧局經評估後也可不准面詢。
- 辦理面詢以一次及面詢時間1小時為原則，並當場作成面詢紀錄表由出席人員確認簽名或蓋章。
- 除非取得智慧局同意，在面詢過程不得拍照、錄音或錄影。
- 面詢最佳時機：再審查程序中收到審查意見通知函(OA)後依據OA內容作成申復書(及修正說明書/申請專利範圍)並在提出同時申請面詢 (如僅提出再審查請求而未提出理由或修正版本，則審查委員不會准許面詢)。
- 面詢之效果 – 審查委員可以適度開示心證，對修正版之討論、提供建議。
– 如希望在面詢時與審查委員基於修正版討論其他修正可能性時，得在申請面詢時一起提供修正版本及理由，但不得提出多個修正版本供審查委員採擇。 - 面詢後之處理 – 如發現新事證，智慧局應再發函通知，請申請人申復或修正。
– 面詢時審查委員會作成面詢紀錄，並提供15日~30日之申復、修正期限 (如外國申請人，可請求一至兩個月內提出)。
- 與外審委員遠距視訊面詢
- 2024年9月1日起試行。
- 經確認外審委員具備智慧局所定規格之軟硬體設備及網路頻寬，位於非公開之處所亦得辦理遠距視訊面詢。
- 其程序和與內審委員面詢及三方電話會議溝通大略相同。
- 實務上，因技術、語言問題及複雜內容之理由等，一般申請人或代理人很少利用跨國遠距面詢方式。
- 台灣專利案面詢實務
